Четырнадцать лет отделяют нас от года принятия «Инструкции об учёте библиотечного фонда», причём это годы активного развития электронных ресурсов и освоения их библиотеками, это период внесения коренных изменений в правовое положение библиотек и в систему финансирования библиотечной деятельности. Такие серьёзные преобразования потребовали адекватного отражения в нормативной базе библиотечной деятельности, в том числе и учёта библиотечного фонда. Ответом на данный вызов стала подготовка и принятие «Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда», который был утверждён приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077, зарегистрирован Министерством юстиции РФ 14 мая 2013г. № 28390, опубликован в «Российской газете» 22 мая 2013 г., введён в действие 3 июня 2013 г. «Инструкция об учёте библиотечного фонда» (1998) отменена приказом Министерства культуры РФ от 03.06. 2013 № 623.

Новый документ представил решения ряда очень важных, насущных проблем в библиотечном деле, но вместе с тем породил и новые вопросы, трудности в понимании отдельных положений. И это вполне естественно, поскольку при разработке документа приходилось сочетать разные подходы, искать компромиссы в решении иногда противоречивых задач. Актуализация документа должна была быть сбалансирована с требованием сохранения преемственности в учёте фонда. Новые направления в российской библиотечной практике необходимо было объяснить терминами, понятными не только нам, но и зарубежным коллегам, в связи с чем появились термины и понятия, заимствованные из Международного стандарта ИСО 2789 «Информация и документация – международная библиотечная статистика». Некоторые термины и понятия корректировались юристами, а также методологами Министерства финансов РФ – в целях приведения в соответствие понятий и правил, применяемых в библиотечной практике, с общепринятыми в сфере управления.

Попробуем прокомментировать отличия «Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда» (далее – «Порядок учёта») от «Инструкции об учёте библиотечного фонда» (далее – «Инструкция по учёту»), которые могут затруднить восприятие нового документа.

Объекты учёта

В «Порядок учёта» впервые включены электронные сетевые документы, причём трёх категорий: «документы, размещаемые на жёстком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее – сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее – инсталлированные документы); документы, размещённые на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее – сетевые удалённые документы)» (1). Как следует из текста, термины для обозначения сетевых электронных документов приняты условно, поскольку они не имеют определений в отечественных нормативных документах, а жанр такого документа, как «порядок», не позволяет утверждать новую терминологию. Но эти термины согласуются с международной терминологией, поэтому будем пользоваться ими до их официального подтверждения или утверждения новых понятий в российских стандартах.

Сетевые локальные документы составляют электронную (цифровую) библиотеку, формируемую учреждением, и включение их в состав библиотечного фонда вопросов и споров не вызывает. Инсталлированные документы требуют пояснения, поскольку большинству библиотекарей не совсем понятен их состав. Для уточнения данной категории документов можно привести в пример базы данных компаний «Консультант+», «Гарант», «Кодекс» и т.п., которые устанавливаются на отдельных компьютерах, как правило, в центрах правовой информации, постоянно обновляются и используются автономно. Что же касается третьей категории электронных ресурсов, а именно сетевых удалённых (лицензионных) документов, споры и дискуссии об их статусе длятся уже несколько лет и продолжаются до настоящего времени. Особую остроту они приобрели на страницах блога «Учёт библиотечного фонда», где был открыт специальный пост для обсуждения данной проблемы (http://libraryfunds.blogspot.ru). Активные сторонники постановки на учёт сетевых удалённых документов объективно оценивают ситуацию и видят изменения в формировании библиотечных фондов, когда подписка на лицензионные электронные ресурсы в доступе становится приоритетным источником комплектования фондов. Библиотеки пытаются показать, что они не теряют информационный ресурс для читателя, а приобретают его в другой форме. И пользователю в конечном счёте всё равно, на каком сервере лежит необходимая ему информация, главное, что он получает её в помещении библиотеки и по поисковым системам, предоставленным ему библиотекой. Финансирующему органу также требуется показать на основе статистики, что деньги потрачены на приобретение ресурса (пусть не во владение, а в доступ) для библиотеки в целях обслуживания пользователей. Оппоненты этой позиции исходят из традиционного понимания библиотечного фонда как совокупности документов, хранящихся непосредственно в библиотеке. Международная трактовка библиотечного фонда уже несколько иная: библиотечный фонд включает «все документы, которые библиотека предоставляет пользователям».

Во избежание изоляции России в международном библиотечном сообществе, но в то же время учитывая разные позиции в российском библиотечном сообществе, разработчики «Порядка учёта» ввели в новый документ основные параметры учёта сетевых удалённых ресурсов и вместе с тем подготовили предложения по внесению изменений в статистическую форму 6-НК по раздельному учёту библиотечного фонда на физических носителях, сетевых локальных документов как электронной (цифровой) библиотеки, инсталлированных документов, сетевых удалённых лицензионных документов. Надеемся, что на данном этапе такой компромиссный вариант удовлетворит обе позиции и позволит получать статистику в разных вариантах.

Единицы учёта

В «Порядке учёта» сохранена обобщающая единица учёта фонда – «экземпляр», но при этом подчёркивается условность использования данного термина. Условность термина допускалась и ранее, когда мы суммировали «экземпляры» и «годовые комплекты газет», подсчитывая общий объём фонда в «экземплярах». В общее количество экземпляров включались также единицы хранения рукописных материалов, рулоны микрофильмов, микрофиши, бобины и т.д., т.е. экземпляр стал восприниматься как некая физическая единица, выделенная для унифицированного учёта. Но если это стало уже привычной нормой для учёта традиционного фонда на физических носителях, то для учёта электронных сетевых документов воспринимается, естественно, сложно.

В «Порядке учёта» единицами учёта сетевых локальных документов названы экземпляр (условная единица учёта) и название. Следуя Международному стандарту, «экземпляр» мы условно приравняли к «единице контента», которая учитывается в разных форматах: «Форматы одной и той же единицы контента (pdf, postscript, HTML и др.) учитываются отдельно» (2). Но как показала практика, этот вид учёта нестабилен, вызывает много вопросов и различных толкований. Поэтому, по-видимому, целесообразно считать данный учёт факультативным и применять его библиотекам, заинтересованным в получении подобной статистики. В государственную статистику формы 6-НК предлагается внести как основную единицу учёта сетевых локальных документов, или электронной (цифровой) библиотеки, «название». При суммировании с другими частями фонда «название» будет приравниваться к «экземпляру».

Некоторые библиотеки обеспокоены тем, что при таком подходе теряется информация по сериальным изданиям, учитываемым в печатном виде по номерам или годовым комплектам. Это действительно так, поэтому при организации внутрибиблиотечного учёта в библиотеках можно включить дополнительные единицы учёта для анализа, иных управленческих целей, но в официальной статистике мы должны быть сопоставимы с другими библиотеками в мировом сообществе.

Как уже говорилось выше, единицами учёта сетевых удалённых документов в «Порядке учёта» названы экземпляр (условная единица учёта) и название. Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включённый в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя (1). Понятно, что «экземпляр» здесь введён только лишь для того, чтобы показать возможность при необходимости суммирования данных с фондом на физических носителях. Смысловой нагрузки он никакой не несёт. Учёт этих ресурсов объективно сложный, но он актуален и в ряде библиотек уже освоен.

Формы учётных документов

«Инструкция по учёту» включала 13 приложений с образцами форм документации по учёту фонда, что, без сомнения, было удобно и наглядно, и библиотеки могли использовать их как основу для создания своих учётных документов, связанных с имеющейся спецификой. В «Порядке учёта» образцы форм отсутствуют. Почему? Изменились требования к оформлению учётных форм и отношение к их заполнению. В случае включения форм документов в «Порядок учёта» эти формы должны были бы получить код классификации управленческой документации и стать обязательными к заполнению по всему набору реквизитов. Это вызвало бы общее недовольство, поскольку в библиотеках уже сложились разные системы показателей и реквизитов в учётных формах, с учётом специфики библиотек и управленческих решений.

Библиотекам пришлось бы менять существующие формы на новые, что сопровождалось бы необоснованными трудозатратами и иными расходами. Поэтому в «Порядке учёта» указаны лишь обязательные реквизиты к каждому документу и предоставляется возможность вариантных решений по созданию их форм.

В целях сближения с бухгалтерским учётом в «Порядок учёта» введены общие понятия для определения учётных документов: первичные учётные документы и регистры. Первичными учётными документами являются акты и накладные. Именно этими документами мы должны отчитаться перед бухгалтерий за приём новых поступлений в фонды и за их выбытие. При этом следует иметь в виду, что официально утверждённые формы, которые мы обязаны применять на практике, имеют два документа: товарная накладная и акт о списании. Товарная накладная поступает в библиотеку вместе с партией закупленной или полученной по подписке литературы, и она уже в основном оформлена. Что же касается акта о списании (исключении из фонда), библиотеками должна использоваться форма «Акта о списании исключённых объектов библиотечного фонда» (код 0504144), утверждённая Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта…».

Основными регистрами учёта фонда являются книги индивидуального и суммарного учёта библиотечного фонда, которые могут сохранять свои прежние формы. Для учёта электронных сетевых документов, локальных и удалённых, создаются отдельные регистры как индивидуального, так и суммарного учёта. Регистром их индивидуального учёта может быть каталог.

Учёт поступлений в библиотечный фонд

В «Порядке учёта» больше внимания уделяется приёму и учёту изданий, поступающих в библиотеку на безвозмездной основе. Издания поступают без сопроводительных документов и без указания цены, поэтому, чтобы поставить их на баланс библиотеки, необходимо создать первичный учётный документ и произвести оценку.

Особого оформления требуют поступления в качестве пожертвований. Согласно ст. 582 Гражданского кодекса РФ пожертвованием признаётся дарение в общеполезных целях (3). Следуя данному определению, любое дарение изданий для доукомплектования библиотечного фонда можно было бы рассматривать как пожертвование, поскольку библиотечный фонд предназначен для общественного пользования. Но как показывает практика, бесспорным это признаётся, если документально оформлено. В соответствии со ст. 574 Гражданского кодекса РФ письменное оформление договора пожертвования обязательно в случаях, когда даритель – юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей (3). В остальных случаях, надо полагать, – на усмотрение библиотеки и дарителя. Договор пожертвования подкрепляется актом приёма-передачи, который передаётся в бухгалтерию для принятия новых поступлений к бухгалтерскому учёту.

Другие безвозмездные поступления – обязательные экземпляры, поступления из анонимных или неизвестных источников, – оформляются актом о приёме, который составляется специальной комиссией, созданной по распоряжению руководителя учреждения.

Оценку стоимости издания производит оценочная или экспертная комиссия библиотеки, что должно быть отражено в учётной политике учреждения.

Учёт выбытия документов из библиотечного фонда

В процесс исключения документов из библиотечного фонда внесено три изменения, на которые хотелось бы обратить особое внимание.

Во-первых, сокращён перечень причин исключения документов, при этом значительно расширено понятие причины «непрофильность». В это понятие, традиционно определяющее состав фонда на основе тематико-типологического плана, включены дополнительные параметры, влияющие на корректировку состава фонда на этапе вторичного отбора: излишняя экземплярность изданий, возникающая в процессе их хранения; падение читательского спроса; истечение срока хранения издания, установленного библиотекой; замена изданий переизданиями, изданиями, более

полными по содержанию, в том числе кумуляциями, лучшими по оформлению и т.п. Но чтобы отнести издание к непрофильному и по этой причине исключить из фонда, необходимо внести в документ, определяющий состав фонда (профиль комплектования), все критерии вторичного отбора и конкретизировать их, указав, например, сроки хранения отдельных категорий документов, частоту запросов изданий для отнесения их к малоиспользуемым или к балласту.

Во-вторых, вместо нескольких форм актов об исключении документов из библиотечного фонда, представленных в «Инструкции по учёту», введена одна обязательная к использованию форма «Акта о списании исключённых объектов библиотечного фонда» (код 0504144), о которой говорилось выше. Новая форма акта предусматривает фиксацию причины исключения изданий (утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность) и направление их выбытия: передача в обменный фонд (с отражением на забалансовом учёте), реализация библиотекой (продажа), безвозмездная передача, передача в пункт приёма вторсырья, утилизация библиотекой. Эта форма применяется при исключении изданий как временного, так и постоянного хранения.

В-третьих, в «Порядке учёта» представлена процедура исключения документов из библиотечного фонда как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), отличная от общих процедур списания ОЦДИ. Общая процедура списания, изложенная в приказе Министерства культуры РФ от 3 октября 2011 г. № 956, оказалась неприемлемой для библиотечных фондов и парализовала всю систему движения документов. Исключение из фондов практически прекратилось, реализация списанной литературы, в том числе книгообмен, остановилась, фонды перестали «дышать». Причиной произошедшего коллапса стала недооценка специфики библиотечного фонда как сложного и динамичного объекта имущества, сущность которого заключается в максимальной мобильности, когда исключение из фонда способствует росту одного из качественных показателей библиотечной деятельности – обновления состава фонда. В «Порядке учёта» предложен компромиссный вариант, предоставляющий библиотекам возможность оперативного списания изданий в целях актуализации состава фонда, а учредителю возможность контроля за происходящим процессом на основе представляемых библиотекой сведений о списании. Контрольная функция учредителя выражается в мониторинге изменений состава фонда и в предупреждении его необоснованного сокращения, как тенденции к постепенному исчезновению.

В целом можно сказать, что «Порядок учёта» разработан в соответствии с современными требованиями к управлению библиотечным фондом, как имуществом, так и информационным ресурсом.

Список источников

1. Приказ Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда» (зарегистрирован в Минюсте России 14 мая 2013 г. № 28390)

2. Международный стандарт ISO2789 «Информация и документация – международная библиотечная статистика» // Новости Международной федерации библиотечных ассоциаций и учреждений (ИФЛА). – 2011. – № 4 (91). – С. 18–53.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 26 янв. 1996 г. № 14-ФЗ // Собр. Законодательства Рос. Федерации. – 1996 г. – № 5. – С. 1110–1296.

Автор Нина Ивановна Хахалева, советник генерального директора РГБ, канд. пед. наук

По материалам сайта информационно-аналитического журнала "Университетская книга"

Следующая новость

Предыдущая новость